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GESTIONE AZIENDA INFISSI: CASO STUDIO (+ PROCEDURE)

Gestione azienda infissi: basterebbero solo 7 parole e la soluzione sarebbe a portata di mano.

Chi fa, che cosa, dove, come, quando

Ma tra il dire e il fare c'è di mezzo, appunto, la gestione dell'azienda di infissi o di uno showroom di porte e finestre.

È questo il tema centrale del caso studio di Centro Domusl'azienda di Arturo Marigliano che ci ha contattato qualche mese fa.

Dopo il primo contatto, ci ha letteralmente aperto le porte e portato dietro le quinte della gestione della sua azienda.

Il nostro intervento di consulenza formazione è stato profondo. Abbiamo infatti creato le procedure aziendali ed un vero e proprio manuale interno per la gestione delle attività e dei collaboratori.

Vediamo quindi com'è andata e sentiamo direttamente le sue parole.

Gestione azienda infissi: l'errore #1 da evitare sempre

Quando si tratta della gestione di un'azienda di infissi - ma vale per qualsiasi azienda - ci sono due livelli da considerare:

1- le persone che svolgono le attività in azienda;

2- le attività che vengono svolte.

E nel caso della vendita delle finestre, sappiamo bene che c'è un buon numero di persone coinvolte in più attività: dal primo contatto all'amministrazione, passando per i tecnici, gli installatori e spesso anche il reparto produzione.

Ci sono quindi più persone coinvolte, in più attività.

E l'errore che si fa quasi sempre (e che va sempre evitato) indovina con che cosa ha a che fare?

Ha a che fare con le informazioni che si scambiano le persone coinvolte nelle attività.

L'errore da evitare nella gestione azienda infissi, in poche parole

Nel caso di un titolare di azienda di infissi, possiamo esprimere così questo errore.

L'errore #1 nella gestione di un'azienda di infissi è
dare per scontato che "quello che hai nella tua testa"
sia uguale a "quello che hanno in testa i tuoi collaboratori"

Se ci pensi è ovvio. Ma se vai a vedere, è proprio nella gestione delle informazioni che tante aziende vanno in panne.

Non si spiegherebbe altrimenti come mai capitano tanti errori in fase di preventivo o perché in cantiere c'è sempre quel benedetto coprifilo che manca e che costringe a tornarci di nuovo.

«Ma io pensavo di avertelo detto...»

«Ero sicuro che fosse già stato fatto...»

«Ero convinto che lo facessi tu...»

Quando manca una gestione a monte delle informazioni, le incomprensioni si sprecano.

E in un momento di caos come quello degli incentivi, fare questi errori può costare molto caro alle aziende. In termini di tempo, soldi e clienti.

Nel caso di Arturo, da buon imprenditore lungimirante ha deciso di prevenire e risolvere a monte episodi di questo tipo, dando alla sua azienda di infissi una gestione solida e mettendo tutte le attività "nero su bianco".

Ecco le sue parole a proposito della gestione aziendale.

Gestione azienda infissi: il problema principale dei titolari

«Molto spesso quello che era nella mia mente, in termini di modello organizzativo, non era ovviamente e giustamente nella mente dei miei collaboratori

Per quanto uno possa provare a spiegare, dire e fare, tutta una serie d'informazioni - date occasionalmente a uno e occasionalmente all'altro - alcuni processi, alcuni meccanismi che per me erano scontati (ed era ovvio che dovesse essere così), ma logicamente non lo erano per i miei collaboratori, o non per tutti.

In un momento di grande caos come quello che stiamo vivendo, dove non c'è il tempo di fare niente, c'era bisogno veramente di qualcuno che da fuori risistemasse il tutto, desse un canovaccio a questo copione che era abbastanza chiaro nella mia mente. 

Noi non ci siamo inventati chissà che cosa. Il chi fa cosa, come e quando, per me era scontato ma non lo era per i miei collaboratori

E in questo ho sentito il bisogno di chiederti una mano, cosa che è avvenuta con soddisfazione e con risultati sicuramente interessanti. Ora vediamo l'implementazione del tutto».

Uno sguardo da consulente alle parole del titolare dell'azienda di infissi

In queste parole ci sono tanti passaggi di grande importanza, che vale la pena sottolineare:

- la tua gestione organizzativa, come titolare di azienda di infissi o showroom di porte e finestre, è diversa da quella dei tuoi collaboratori: non può essere diversamente, perché guardate l'azienda da due posizioni differenti.

E se tu (che, generalmente, hai più informazioni e vai "più veloce") vuoi mettere le cose a posto, devi "uscire" dalla tua "posizione" e creare un punto di vista comune per le attività da svolgere.

- Creare questo punto di vista comune nella gestione di un'azienda di infissi non è sempre facilissimo.

Tecnicamente non è il tuo lavoro, perché il tuo lavoro si svolge nella "posizione" del titolare dell'azienda.

Ma per far lavorare al meglio ogni tuo collaboratore dalla sua posizione, devi toglierti i "panni" del titolare e ragionare come se fossi la risorsa in amministrazione, produzione, vendita.

Meglio ancora se ragioni proprio insieme alle persone che poi svolgeranno materialmente le attività.

- Di solito non puoi fare tu tutto, figuriamoci in periodi di caos come quello che stiamo vivendo.

In tante aziende è proprio il titolare il collo di bottiglia. «Se manco io un giorno, in azienda è il caos» è una delle frasi che continuo a sentire di più.

Ecco perché chiedere un supporto esterno è spesso la cosa migliore: non solo perché hai dei professionisti che ti fanno andare più veloce, ma proprio per la posizione esterna rispetto a te - che consente di vedere errori di gestione nella tua azienda che tu, vuoi per abitudine o altro, non riesci più a vedere.

Che cosa succede infatti quando la gestione di un'azienda di infissi viene fatta assieme ad un consulente "esterno"?

Gestione azienda infissi: i vantaggi di consulente "esterno"

Quando un'azienda di infissi o uno showroom di porte e finestre mi chiedono supporto per la gestione, il mio lavoro è tutt'altro che "esterno".

Certo, c'è di buono che non sono "interno" all'azienda e posso fare analisi e valutazioni senza il coinvolgimento emotivo che può avere il titolare, ma per il resto non c'è nulla di "esterno".

Quando ci troviamo in situazioni di questo tipo (in questo caso io e Margherita che si occupa delle procedure) la prima cosa che facciamo è vivere il più possibile l'azienda.

Solo così possiamo carpire gli elementi da mettere a fuoco, le cose su cui lavorare - e naturalmente risolverle insieme, sempre con la collaborazione dell'azienda

È lo stesso principio dell'errore #1 da evitare.

Così come tu non puoi dare per scontato che ciò che nella tua testa stia anche nella testa dei tuoi collaboratori, noi non possiamo pensare che la nostra idea di gestione sia la stessa che avete tu e i tuoi collaboratori.

Dall'idea all'azione nella gestione dell'azienda infissi

E poiché l'idea deve poi essere messa in pratica dall'azienda, ciò che facciamo è creare una modalità partecipata, affinché tutti i collaboratori possano sentirsi importanti e allo stesso modo protagonisti di questo nuovo modo di lavorare.

Che è poi quello che è accaduto con i collaboratori nel nostro caso studio, attraverso il lavoro fatto singolarmente con Margherita, come conferma Arturo.

«Sì sì, esattamente. È proprio così. È logico che arriviamo al risultato finale grazie al contributo di tutti

Voi esternamente nel tirare le fila e mettere insieme i vari anelli della catena, i ragazzi tutti nel dare la loro disponibilità, il loro contributo sia d'idee che di tempo e di voglia di assimilare certi discorsi. 

Io nel mio piccolissimo nel dare quelli che potevano essere quegli input che dovevano derivare da me. Quindi sicuramente è sempre un lavoro di squadra, perché da soli non si vince».

E c'è anche un altro retroscena, spesso sottovalutato, che fa emergere il lavoro di squadra.

Gestione aziendale "a tu per tu" con i collaboratori

Quando si entra nel vivo del lavoro e si iniziano a scrivere le procedure per le singole attività (chi fa, che cosa, come, dove, quando e tanto altro), una delle cose che fa la differenza è proprio il confronto 1 a 1 con i collaboratori, a "tu per tu" con chi svolge quella determinata attività in azienda

Funziona così: si parte da una bozza di procedura, che viene poi rivista insieme ai collaboratori: è qui che il loro contributo è fondamentale, perché alla fine sono loro che fanno le attività e portano a casa il risultato. 

Se una procedura non è chiara per il collaboratore che la deve seguire, sicuramente non funzionerà.

Ecco perché la gestione di un'azienda di infissi e la scrittura delle procedure è sostanzialmente un gioco di squadra

È anche un momento per unirsi, per scoprire possibili "anelli deboli" della catena e lavorare proprio su quelli

Proprio in una fase iniziale abbiamo rilevato alcuni problemi di comunicazione tra i vari settori dell'azienda, che abbiamo "limato" facendo in modo che la comunicazione fra un settore e l'altro fosse più fluida

Perché a volte basta un piccolo cavillo e si perdono informazioni importanti

Ma è stata proprio la "collaborazione dei collaboratori" a fare la differenza

«Senza ombra di dubbio. Proprio così. 

Anche se il tutto lo stiamo implementando in un momento in cui tutto è ancora più difficile, perché corriamo a una velocità che è maggiore delle nostre possibilità. 

Però, insomma: almeno c'è la buona volontà e questo è già tanto».

È tanto e anche di più. E, soprattutto, non lo è soltanto per i collaboratori che ci sono ora in azienda.

La sicurezza del Manuale delle Procedure per la gestione di un'azienda di infissi

Chi ben comincia è a metà dell'opera.

La prima metà del nostro lavoro è stata l'analisi dell'azienda e la risoluzione dei problemi di gestione delle attività e della comunicazione tra le persone.

La seconda metà è stata mettere tutto "nero su bianco" e dare stabilità alle soluzioni trovate con tutta la squadra attraverso il Manuale delle Procedure.

gestione azienda infissi, il manuale delle procedure Centro Domus

Un documento essenziale sia per la squadra attuale che per le nuove risorse che entrano in azienda, perché già dal primo giorno possono lavorare in totale autonomia.

Una sicurezza doppia, perché il Manuale delle Procedure rende tangibile il "chi fa che cosa" all'interno dell'azienda e allo stesso tempo facilita l'inserimento dei nuovi arrivati.

Come sottolinea Arturo: « Sì, perché al di là dei nomi che possono cambiare sempre, i ruoli e le mansioni restano

Si modificano in qualche aspetto, ma resta una traccia scritta

Tu come sai sono successe delle cose, nel frattempo noi siamo cresciuti anche numericamente come azienda e logicamente anche i nuovi entrati hanno un canovaccio scritto da cui attingere

Ed è fondamentale, insomma. Così non dobbiamo aspettare il collega di turno che dice a voce: - Guarda, c'è il tale foglio Excel che sta là! -.

Noi abbiamo già fotografato e cristallizzato un copione».

I vantaggi del Manuale delle Procedure nella gestione di un'azienda di infissi

Ecco quindi come il Manuale delle Procedure:

- porta chiarezza in tutte le attività, anche quando c'è caos;

- mette ordine perché è scritto in modo semplice e immediato, con tutte le informazioni per svolgere le attività;

semplifica il lavoro anche ai nuovi arrivati, con una procedura a prova di errori e già testata in azienda con le risorse attuali.

E questo è ancora più importante quando il tempo è poco e ci sono sempre più persone coinvolte nelle attività

«Sì sì, è correttissimo. Ti ripeto: nel nostro caso il tempo di raccontarsi tutto tutti non c'è, non c'è mai stato e ce n'è ancora meno. 

Non se ne sente, onestamente, neanche questa grande necessità. Perché se tutti volessimo sapere tutto di tutti, le giornate dovrebbero essere infinite. 

Invece è giusto che ognuno faccia il suo lavoro, sapendo però bene qual è: dove comincia e dove finisce

Poi al momento del caffè ci raccontiamo qualcosa, ma logicamente a livello lavorativo dobbiamo sapere dove comincia la mia mansione e dove finisce il mio cliente a monte e il mio cliente a valle».

È abbastanza chiaro quanto il Manuale delle Procedure può veramente svoltare anche la tua azienda di infissi o showroom di porte e finestre? Andiamo ancora più nel dettaglio. 

Crea anche tu il Manuale di Istruzioni della tua azienda di infissi o showroom di porte e finestre

In definitiva, il Manuale delle Procedure è una sorta di “istruzioni per l'uso” nella gestione aziendale.

Il paradosso è che ogni azienda (non solo di infissi) farebbe bene ad avere il proprio manuale di istruzioni... ma sono ancora poche le aziende che ne hanno carpito le potenzialità in termini di profitti, tempo ottimizzato e soddisfazioni dei collaboratori (e quindi dei clienti).

Ma qui parliamo di un imprenditore che ha saputo vedere oltre, dotando l'azienda delle sue "istruzioni per l'uso":

«Esattamente, sono istruzioni per l'uso per i nuovi: non solo del cosa faccio/cosa non faccio, ma a chi do la tale informazione e in che modalità gliela do. 

A chi faccio prendere le misure, una volta che ho chiuso il contratto cosa devo fare, eccetera… 

Cose che sembrano banali perché di fatto nella loro semplicità sono banali, però gestite in un'azienda di due persone è una cosa e in una microstruttura un po' più strutturata è fondamentale».

E non è un caso che Arturo sia il primo a consigliare il Manuale delle Procedure a colleghi che hanno le stesse problematiche organizzative o di gestione.

Anche semplicemente per trasferire le informazioni ai propri collaboratori per andare più veloce, perché è da qui che parte tutto. 

Se ci stai ancora pensando, ascolta le parole di un tuo collega...

«Innanzitutto sono io che ringrazio voi, sia te che Margherita, non solo per oggi, ma per la disponibilità di sempre. 

Sicuramente mi sento di consigliare questo percorso

La cosa fondamentale è che l'imprenditore o il committente abbia un po' chiaro ciò che vuole, in maniera da trasferire un input chiaro a voi, dopodiché logicamente voi “mettete le gambe alle idee" e poi tocca a noi “mettere le scarpe e far camminare queste gambe", che da sole non camminano. 

I manuali sono bellissimi, ma se non li applichiamo restano carte». 

Non c'è altro da aggiungere. Se anche tu vuoi:

- andare più veloce con la tua azienda di infissi o showroom di porte e finestre, così da poter gestire più lavori senza perdere tempo a causa degli stessi errori che si ripetono ogni volta;

- dare una gestione solida alle tue attività, fornendo ai tuoi collaboratori la sicurezza del "chi fa, che cosa, come, dove e quando" anche per i nuovi arrivati;

- guadagnare di più, lavorare meglio e avere collaboratori sicuri di ciò che devono fare e di come portarlo a risultato...

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Guido Alberti

Imprenditore, Consulente, Autore.

Aiuto le aziende di serramenti e gli showroom di porte e finestre ad aumentare i profitti e migliorare l’organizzazione.

Sono autore di A vendere finestre non si guadagna, Più Profitti in Edilizia e Se non ti rispettano non ti pagano.

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