Creare le procedure per gestire lo scambio di informazioni è l’unica possibilità che hai per migliorare la gestione del tuo showroom di porte e finestre, senza perderti comunicazioni importanti.

Scagli la prima pietra chi non ha mai perso una comunicazione all’interno della propria azienda di serramenti o del proprio showroom di porte e finestre. Sarà capitato anche a te di perderti delle e-mail o dei messaggi che ti hanno inviato i tuoi collaboratori o anche clienti, vero? 

All’interno di tutte le aziende, e anche nelle piccole aziende di serramenti o showroom di porte e finestre come nel tuo caso, è fondamentale avere una corretta gestione delle comunicazioni interne.

Per comunicazioni interne intendo lo scambio di comunicazioni che avvengono tra te e i tuoi collaboratori, ogni giorno. Significa non tralasciare niente e sapere sempre chi dovrà gestire una richiesta di preventivo o di manutenzione senza lasciare nulla al caso.

Ecco perché, anche per questa parte di lavoro, è importante che tutto sia definito per iscritto in un documento apposito che va a completare le altre procedure di gestione dell’azienda.vVanno definite quindi delle regole e dei veri e propri sistemi di comunicazione interna.

Nell’immagine qui sotto, vedi una mappa estrapolata da una procedura aziendale. Nello specifico è la procedura di primo contatto.

Di seguito trovi alcuni dei “Principi Generali sempre validi” riportarti all’interno della procedura di primo contatto:

IL CONTATTO NON E’ UN TECNICO.

IL CONTATTO NON E’ TENUTO A SAPERE E CAPIRE TECNICISMI.

LA QUALITA’ NON E’ ASSOLUTA.

PER IL CONTATTO SONO TUTTE FINESTRE.

So che sono tutte cose che possono sembrarti scontate, ma ti posso garantire che sono principi non proprio scontati.

La comunicazione interna in uno showroom di porte e finestre

Oggi, per merito ma anche per colpa degli strumenti che la tecnologia ti mette a disposizione, hai infinite possibilità di comunicare con i tuoi collaboratori. Infinite possibilità che possono però generare caos se non impostate correttamente. 

Un tempo lo strumento più utilizzato era il telefono ed in seguito si è passati alle e-mail per la possibilità di mantenere una traccia scritta ed un promemoria. Le email continuano a funzionare, ma è necessario usarle con criterio.

Ad esempio, non è corretto usare le e-mail come se fossero delle liste di cose da fare, ma tutto quello che riguarda la gestione di un lavoro o di un progetto deve essere poi spostato e gestito al di fuori delle comunicazioni per una questione di ordine ed organizzazione.

Inoltre, per perdere meno tempo possibile è necessario stabilire dei blocchi di tempo precisi da dedicare alla gestione delle email, senza essere travolti dalle notifiche. 

Quando si controllano i messaggi ricevuti si dovrebbe prendere subito una decisione per ogni e-mail che ricevi:

1 – Puoi decidere di eliminarla;

2 – Puoi fare svolgere quanto richiesto a qualcun altro e quindi assegnare l’email ad un’altra persona;

3 – Puoi rispondere subito se si tratta di una cosa molto veloce e che non ti porterà via più di due minuti;

4- Puoi posticipare la gestione dell’email quando richiede molto tempo e ti servirà quindi una funzione di promemoria per non perderti quello che devi fare.

Nelle regole da definire all’interno della tua azienda, ci deve essere una parte che riguarda anche il come scrivere, che tono usare, che cosa non deve mai mancare, quali sono i link utili da inserire e che cosa mettere nella firma visualizzata alla fine del messaggio. È importante che tutti mantengano una stessa linea.

Oltre alle email, spesso si ricorre a strumenti di messaggistica diretta come ad esempio WhatsApp, solo che non è sempre così pratico per via del numero elevato di messaggi ricevuti, dell’invio non proprio pratico dei documenti e dell’aumento sproporzionato di messaggi vocali. In generale, non esiste uno strumento migliore a prescindere, ma tutto va regolamentato. Tutte le persone coinvolte devono essere messe nelle condizioni di sapere cosa fare e come farlo, anche per quanto riguarda il modo di comunicare e di scambiarsi informazioni.

Qualsiasi strumento crea caos se usato senza criterio e soprattutto se usato in modo diverso da ogni collaboratore.

Come rendere efficaci le comunicazioni nel tuo showroom di porte e finestre 

L’unica possibilità che hai per evitare di perdere informazioni per strada, a prescindere dallo strumento scelto, è quella di iniziare a creare delle procedure di gestione interna. Incarica una persona per seguire questa parte e per definire le linee guida relative al come comunicare.

Ogni collaboratore deve sapere di cosa si occuperà, di quale strumento avrà bisogno e di come dovrà usarlo. Inoltre, con le procedure messe per iscritto, ogni persona in qualsiasi momento potrà risalire alle informazioni necessarie per gestire eventuali urgenze.

Non concentrare gli sforzi sulla ricerca dello strumento migliore, ma parti definendo regole e procedure. Definisci il sistema da mettere in atto in base alla strategia che vuoi perseguire.

Se vuoi scoprire come automatizzare tutto il processo di comunicazione interna del tuo showroom di porte e finestre, ti aspetto a Bologna, l’11 e il 12 Febbraio.

Qui trovi tutte le informazioni per “Automatizzare la Comunicazione”. 

Durante le due giornate ti mostrerò come  la comunicazione interna del tuo showroom può essere automatizzata.

So che la mia promessa è forte, ma posso permettermi di farla perché, quello che condividerò con te, è già testato e funzionante.

Ci vediamo a Bologna.