La mancanza di un sistema azienda, è un problema abbastanza comune a molti serramentisti, sia medi che piccoli. Questo problema è amplificato quando si allontanano dalla propria azienda.

Se manco io è il “caos”: è un’affermazione che sento fare spesso. 

Come far funzionare la tua azienda di serramenti anche quando non ci sei

Aspetta. So bene a cosa stai pensando, ma ti blocco subito. Il problema, spesso, non è causato dai tuoi collaboratori che non sanno cosa fare. Il più delle volte,  non ricevono delle indicazioni chiare su come procedere o comportarsi in determinate situazioni.

È tutta una questione di comunicazione interna e trasferimento delle informazioni. Affinché un’azienda sia nelle condizioni di andare avanti, soprattutto nell’ordinario e senza la presenza del titolare, è fondamentale che abbia delle procedure. Ecco perché in Sistema Finestra parliamo del “sistema azienda”.

Per “sistema azienda” intendo un insieme di procedure e di regole utili per gestire un’azienda di serramenti. Il “sistema azienda” è fatto a suo volta di tanti sottosistemi, ed è per questo che deve essere studiato.

Automatizzare le operazioni quotidiane di un’azienda di serramenti richiede tempo, soprattutto all’inizio, per creare le procedure. Farlo è abbastanza noioso, e proprio per questo la creazione ricade tra quelle attività che si tende sempre a rimandare.

La verità è che non tutti i serramentisti sono disposti ad attendere un anno prima di vedere l’azienda andare avanti grazie a delle automazioni. Rendere automatiche delle attività quotidiane richiede sforzi e concentrazione. E soprattutto, serve avere un’idea chiara e definita di cosa si vuole ottenere. Spesso ci si blocca nella realizzazione di procedure per la mancanza di chiarezza su cosa fare, o su quale sia l’obiettivo da raggiungere, e non sulla creazione.

Sistema azienda: le procedure della tua azienda di serramenti?

Prima di passare alla creazione delle tue procedure aziendali, concentrati nel realizzare una mappa della tua azienda. Una volta che l’hai fatto, analizza i vari comparti e chiediti quali obiettivi vuoi raggiungere. Se non sai da dove iniziare, parti dai punti in cui si verificano problemi e dove hai un notevole spreco di tempo.

Apro una parentesi. L’azienda interamente “automatica” non esiste.  Perché?

Supponiamo che tu sia riuscito a sistematizzare la tua azienda di serramenti e che sia nelle condizioni di andare avanti in automatico. Domani apre un concorrente di fronte a te.

A quel punto, non avrai più un’azienda automatica, ma dovrai rivedere il tutto in funzione di come cambia il contesto. Puoi automatizzare tutto quello che è interno alla tua azienda, ma non puoi automatizzare ciò che accade fuori e che comunque devi tenere in considerazione.  La gestione di un’azienda, soprattutto dal punto di vista commerciale, è in funzione della concorrenza. A seconda delle situazioni, delle dinamiche e del contesto ti porta a rivedere tutta l’organizzazione per far sì che possa continuare ad essere automatica.

In ogni caso,  sistemi e procedure permettono alla tua azienda di andare avanti nell’ordinario anche quando non ci sei! 

Come creare il tuo Sistema Azienda

È normale che tu abbia dei dubbi, ma parti dal definire come vuoi che giri la tua azienda. Solo dopo questo passaggio, puoi passare alla scrittura delle procedure. Parti dai punti in cui ci sono più carenze e armati di tanta pazienza, soprattutto all’inizio e anche nei confronti dei tuoi collaboratori. Analizza le varie situazioni e tieni presente che se una procedura non viene seguita forse è per via di come è stata scritta o impostata.

Una corretta analisi e un continuo monitoraggio ti permetteranno di correggere eventuali intoppi e migliorare le diverse automazioni. Le procedure correttamente impostate faranno in modo che la tua azienda possa funzionare anche quando sarai assente.

Quello che vedi in alto è il “pentagono” di Sistema Finestra. Mettendo da parte per un attimo il prodotto, alla base di un’azienda di serramenti, c’è la posa in opera. La posa in opera è il servizio che più impatta su un’azienda di serramenti.

Immediatamente dopo, ci sono “Esperienza” e “Gestione”.  L’esperienza è ciò che fa parlare di te ad altri clienti, generando “referenze” attive.

Perché Gestione? Perché oggi il problema che hanno molte aziende di serramenti è proprio nella gestione. Il problema non è vendere, ma vendere e fare in modo che il costo di quello che “produci” sia più basso di quello che entra dalle vendite.

So che questo passaggio può sembrarti scontato, ma ti assicuro che non lo è. Se hai un’azienda che già esiste, prima crei il Sistema Azienda, e poi ti concentri sul “Marketing” e sulle “Vendite”. Caso diverso, invece, se devi creare una nuova azienda.

Perché ti dico questo? Perché se oggi la tua azienda va avanti, a meno che non sia una ONLUS del serramento, avrai già dei clienti che comprano da te. Prima di preoccuparti ad aumentare il numero dei clienti, devi strutturarti per fare in modo che siano serviti.

Il modo più semplice, è partire dal “chi fa cosa” in azienda.

Il “chi fa cosa” alla base del sistema azienda

Quello che vedi qui a sinistra, è il foglio “rubato” da un “chi fa cosa” che risale a qualche anno fa. Si tratta di una procedura di post vendita, che riepiloga “chi fa cosa” dopo due mesi dalla chiusura di un cantiere. Come vedi è un documento molto semplice, ma che aiuta a gestire un’azienda di serramenti.

Per aiutarti nel definire regole e procedure è importante mettere nero su bianco ogni tipo di informazione, anche quelle più banali. È utile per migliorare la comunicazione e per andare tutti nella stessa direzione. Un documento che ti consiglio di realizzare, anche se hai un’azienda di serramenti composta da poche persone, è quello che stabilisce il “chi fa cosa” per migliorare la gestione della tua azienda.

Alcuni serramentisti non realizzano concretamente questo tipo di documento per tre motivi:

– Perché richiede del tempo che non vogliono dedicare a questa attività;

– Spesso non hanno ben chiaro come far funzionare la propria azienda di serramenti;

– I collaboratori non accettano le procedure. 

Questo è un grosso limite perché se tutto deve passare dalle tue mani, è chiaro che diventa complicato trovare il tempo da dedicare all’innovazione. E una delle scuse più gettonate è proprio quella del “Non ho mai tempo!”.

Così facendo però non crei le basi di una corretta gestione aziendale. Una delle forme più avanzate del “chi fa cosa” è la famosa certificazione ISO 9001. Tutto questo è fondamentale per evitare che il funzionamento di un’azienda sia legato esclusivamente alla presenza del titolare. Il knowhow, le logiche e il perché di certe cose, non devono stare solo nella mente del titolare. Deve essere tutto documentato all’interno del “chi fa cosa”.

I vantaggi di mettere tutto per iscritto nel sistema azienda

Quando arriverà un nuovo collaboratore in azienda, tu perderai molto meno tempo nella formazione del nuovo arrivato. Se hai dei documenti pronti, sarà più semplice farglieli studiare in completa autonomia. Anche in questo caso i vantaggi si ottengono soprattutto nel lungo periodo e non certo dall’oggi al domani. Ogni serramentista dovrebbe guardare oltre e immaginare la propria azienda di serramenti in un periodo più o meno lungo (un anno, tre anni, cinque anni…) e capire dove si vuole arrivare.

Una volta che hai capito dove vuoi far arrivare la tua azienda, diventa importante rimanere focalizzato per raggiungere i tuoi obiettivi. La focalizzazione è un concetto primario nella vendita, soprattutto perché non si può pensare di poter vendere a tutti, oppure di vendere tutto a tutti. Più ti focalizzi su determinate attività o determinati prodotti e più possibilità hai di raggiungere risultati migliori. 

Il concetto della focalizzazione nella produttività

Questo concetto è applicabile anche alla produttività. Per produttività intendo la tua di imprenditore e quella legata alla gestione della tua azienda di serramenti. La focalizzazione ti consente di aumentare e di migliorare la tua produttività.

Per raggiungere i tuoi obiettivi devi, per forza di cose, mettere in atto una serie di strategie e di passaggi intermedi. Focalizzarti ti permette di realizzare tutto questo con una maggiore semplicità. Si tratta di concentrarti solo su determinate attività e farle crescere evitando di disperdere tempo ed energie in più faccende, molte volte ordinarie, che non fanno altro che rallentare il raggiungimento degli obiettivi definiti.

Occupandoti invece solo di determinate questioni con una certa frequenza, ti perfezionerai diventando sempre più bravo e più veloce nel tempo. La velocità è estremamente importante: arrivare prima degli altri e avere qualche mese di vantaggio rispetto ad altri concorrenti può solo portarti dei vantaggi.

Come fare per essere focalizzato

Per essere focalizzato devi essere lucido. Sei lucido quando sei staccato dall’ordinario e dalle mille distrazioni quotidiane che non ti consentono di ragionare e di pensare a ciò che conta davvero. Inoltre, devi essere costantemente stimolato: più sei esposto e più diventi bravo e veloce nell’esecuzione. In questo, fatti “aiutare” da qualcuno. 

Mantieni la rotta: sappiamo che bisogna essere focalizzati, lo diciamo sempre, ma difficilmente si riesce a passare dalla teoria alla pratica. Spendi del tempo nel breve periodo per impostare procedure, regole, documenti che ti permetteranno di ottenere vantaggi e risultati nel medio lungo periodo.

L’importanza della condivisione

Per spronarti nel perseguire gli obiettivi e mantenere la corretta concentrazione può esserti utile prendere degli impegni con qualcuno. Se condividi i tuoi obiettivi sarai più portato a raggiungerli invece di raccontarti delle scuse per rimandare e procrastinare delle attività necessarie. Il solo fatto di prendersi un impegno con una persona, ti mette nelle condizioni di voler mantenere la parola. È uno stimolo che può aiutarti nel migliorare anche la tua produttività.

Se vuoi approfondire il tema della creazione del tuo sistema azienda, puoi partecipare al mio prossimo webinar “Semplifica lo shwroom”,  il prossimo 20 febbraio. Una giornata in cui ti mostrerò come semplificare i processi nella tua azienda o nel tuo show-room e lavoreremo insieme per migliorarli.

L’unica cosa che devi fare è bloccare il 20 febbraio sul tuo calendario, e partecipare al webinar “Semplifica lo showroom”.

Trovi tutte le informazioni a questa pagina: www.webinarsistemafinestra.it